宿泊

ディレクトリー(ご案内)のアップデートは行っていますか。

客室内に必ずセットしてあるご案内、ディレクトリーあるいはインフォメーションブックとも呼びますあの冊子。ホテルによっては外側も古くなったりぼろぼろだったり、やはりホテルの顔の一つでもあるものですから、きちんと整備したいものです。この冊子には多くの場合、宿泊約款も入っておりそれはそれで義務ですので、その約款も含めてホテルについての情報が網羅されているべきものです。それは外見だけの問題ではなく、もちろん外見も大事ではありますが、内容がすべてです。しかし内容を改善しようにも更新しようにも、最初に完全な印刷物として作成してしまうと問題になります。お金をかけただけに破棄したりするには「勇気」もいりますし、確かにもったいない。ただ、その存在意義は意外と大きいものできちんとしたご案内が部屋にあれば、フロントへの問い合わせの電話がまずもって減ります。これは少数の人員でオペレーションを行っているホテルでは非常に重要な要素で、自社HPの項でも述べましたがホテル到着前にはHPで情報を取りますが、チェックイン後はこの冊子が頼りになります。
たしかになかなかお客様がこの冊子を読んでくれないという側面もあります。よく読めば書いてあるのにそれをフロントに電話して問い合わせる。お客様が何を必要としているかを最優先にせず書かれているものもあります。また、時代の変遷とともにほとんど必要なくなった記載があったりもします。印刷が古く読みにくいは論外ですし、記載が不明確であったり誤記があるのも論外です。そこで最近ではクリアファイル式のものが多くなっており、これもさまざまな種類のものがネットでも販売されています。東京の合羽橋のようなところが近くにあれば現物が見れますが、それでも一部だけ試しに購入してみればいいので、形式としてはクリアファイルで十分です。そして内容については更新をまめにしたり、ちょっと汚れれば交換すればいいので費用的にも大きな負担にはなりません。そして内容を充実させたり、見やすさを工夫すればフロントへの電話の数も減らせるはずです。部屋からの外線電話がほとんどなくなった昨今でも、ご丁寧に国際電話のかけ方に多くのページを割いていたり、不要な部分もきちんと整理すれば冊子自体がスリム化され、読む意欲も阻害しません。汚い、厚い、古いでは誰にも読んではもらえません。少人数オペレーションを助ける重要なツールと考えるべきです。
さらに最新式のホテルではVODシステムなどのこのディレクトリーやご案内、宿泊約款などをデータで取り込み、お客様にはテレビの画面でそれらを見ていただくようにシステム作りしているホテルもあります。これは見事な経費削減策でもあり、またアップデートも非常に容易です。また、例えば明日行われる何かの告知もできますし、貸出品の一覧や周辺観光情報などどんどん選択肢も広がっています。

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