部門共通

予約はシステム化されて誰でもすぐに見られるようになっていますか 他部署の状況を素早く確認することができるようになっていますか

昔からの手書き台帳での管理も1つの管理手法であることは間違いありません。特に部屋数が少ない場合には予約時に部屋を同時に押えてしまうことができますので、システムへ登録するよりも手書きの方が早いということは往々にしてあります。

とはいえ、下記のようなことを改善しようとした際にはいかがでしょうか。

  • 台帳を他の人が見たり記入していたりして、取り合いになってお客様を待たせてしまっている
  • お客様がチェックイン前にレストランをご利用された際に予約の事を確認され、フロントまで走って往復しなければならない
  • 宴会のお客様がどのまま宿泊されたいとのご要望があったが、宿泊部門と予約が分かれているために即答できずに折り返しのご連絡となってしまった
  • フロントにお越しになられたお客様が宴会場の場所を確認された際に、今朝配られた本日の予定表を見て回答したが、実際には急遽会場の変更がされていたためクレームとなった
  • お預かりしていた荷物をチェックイン時に渡すのを忘れてしまった

お客様に気持ちよくサービスをご利用いただくため、またスタッフ全員が効率よく働けるためにも、予約管理をシステム化して運用することは必要です。もちろん完全なペーパレスを求めているわけではありません。システムは停電になれば全く何もできませんので、予約カードなどは残しておき、それぞれの管理手法のベストミックスで運用されるのがリスクマネージメント的にベターな選択であると考えます。

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